2025年1月8日忙しい時ほど意識したい【生産性＆効率性】
年末調整が佳境を迎えています。 手も腱鞘炎のようになってきました笑。 なんとかこれを乗り越えるべく、 全力で突き進みたいと思います！ さて、本日の本題です。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ＜1．年末調整と効率的な進行の重要性＞ ■年末調整は、弊所においてはかなり 膨大な件数があり、 計画通りに進めるのは 容易ではありません。 そのため、効率性と生産性を圧倒的に 向上させる必要があります。 特に、年末調整が通常業務や 面談と並行して進むと、 どうしても常に困難を極めることに なりますね。 ■このような時に重要なのは、 「やらないことを決める」 ということです。 これにより、業務に対する負荷を減らし、 集中力を保ちながら効率的に 進めることができます。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－ ＜2．時間管理のためのチャット対応 の見直し＞ ■新年の業務を振り返る中で、 圧倒的に時間を消耗していたのが、 チャットワークとSlackの対応でした。 顧問のお客様とスタッフとの連絡には チャットワークを、 所内でのやり取りにはSlackという ツールを使用しています。 ■これらのツールでは、メンションが 飛んでくるたびに対応していることが 通常の流れですが、 年末調整に突入すると、 この流れが集中力を奪う原因と なることに。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－ ＜3．業務集中のための対策＞ ■この問題に対処するために、 私はチャットワークとSlackの対応を、 スタッフにも相談の上、 11時と15時の2回に設定しました。 これにより、それぞれのツールで メンションが飛んできても、 決められたタイミングで一気に対応する ことができ、 効率的に進行することが可能となります。 ■また、Slackについては、 通知自体をオフにすることで、 より集中した時間を確保できることに なりました。 チャットワークについては、 お客様の対応があるため、通知オフには できませんが、 それでもかなり状況は改善した 印象ですね。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－ ＜4．結果として生産性向上＞ ■この方法で進めることで、 年末調整が非常にスムーズに進み、 効率性と生産性が大幅に向上しました。 ■試行錯誤を繰り返す中で、 業務をただこなすだけでは 生産性や効率性が低下し、 逆効果になることもあることもまた、 実感したところです。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－ ＜5．定期的な業務の棚卸しの重要性＞ ■常に生産性や効率性を高く保つためには、 定期的に業務の棚卸しを行い、 改善の余地がある部分を見直していくこと が重要です。 そのように意識することで、 業務がスムーズに進み、 結果的に時間を効率的に使えるように なります。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－ 《本日の微粒子企業の心構え》 ・年末調整が忙しくなる中、効率性と生産性を 高めるためには、 「やらないことを決める」 視点が重要である。 ・チャットワークやSlackを効率的に使い、 集中できる時間を確保することで、 業務の効率化を図ることができたところ。 ・業務の棚卸しを定期的に行い、 常に改善の余地を見つけていくことで 生産性が向上するものであるため、 積極的にそのような時間を天引きして、 生産性や効率性のアップを目指して いきたいものである。 ---------------------------------------- 今日も最後までお読みいただきまして、 ありがとうございました。
