2025年1月26日【業務の細分化と優先順位付け】の重要性ついて
■この時期は確定申告や年末調整、 さらに償却資産申告書の業務など、 通常業務と並行して突発的な業務が 進んでいくため、 どうしても手一杯になってしまいます。 追加の業務が加わると、 特にボリュームの多い業務では、 その業務を真正面からこなそうとすると、 どうしても時間が足りなくなって しまうというもの。 ■そんな際に大切なのは、 「パニックにならないこと」です。 本当にパニックになりそうなほどの ボリュームが、この時期には のしかかってきますが、 冷静に処理をしていくことが大切 なんですね。 以前の記事でも書きましたが、 パニックになりそうな時は、 まず自分が不安に思っていることを 書き出してみることです。
■これは私が5年近く前から 実行している方法で、 マインドマップに悩んでいることを まず書き出し、 その悩みの種をさらに細分化して 書いていきます。
すると、全体像が見えてきて、 そのパニックの源が見えることで、 安心感が生まれます。 ＜2024年8月17日【不安などの感情】が 芽生えた際に心掛けたいこと＞ https://muratax.com/2024/08/17/8050/ ■その後は、細分化した業務をどの 順番でこなしていくかを考える フェーズに入ります。 こうして全体像を可視化することで、 どの業務から手をつければ良いか、 緊急性と重要性に基づいて 順位付けができます。 ■年末調整や償却資産申告書の業務は、 本丸となる業務に加え、 最終的には納品して請求をする という業務も加わります。 データ納品に関しては、 どのデータを整理するか、 実際にそれをZIPファイルに 圧縮する作業も含まれます。 その後、請求書を発行し、その次には 口座振替システムに入力する工程も。 ■これらの作業を細分化すると、 1. 納品の準備 2. 実際の納品 3. 請求書発行 4. お客様への請求書共有 5. 口座振替システムへの入力 といった具合に、単純に見える業務も 細分化できます。 さらに細かい分割をすることで、 「今日の午前中までに1．の業務を 片付ける」 など、 順位付けができるようになります。 ■年末調整や償却資産申告書業務に加えて、 面談や決算書作成、申告書の作成など、 通常業務も大枠で捉え、細分化することで、 作業の緊急度と重要性に応じて 順位付けができます。 ■このように、全体像を見据えて 手順を決めることで、 仕事に無駄がなくなり、 効率よく業務をこなすことができます。 単に闇雲に仕事をしているのではなく、 結果として生産性が向上するわけです。 ■繁忙期になると、どうしても全体像を 見失いがちですが、 まずは全体像を可視化し、 細分化することを習慣化することで、 常に仕事の効率性や生産性をアップ させることができますので、 常にそのような視点を持ち、 仕事の進め方の最善解を模索し続けたい ものですね。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 《本日の微粒子企業の心構え》 ・パニックになりそうな時ほど、冷静に 業務を細分化して処理すべきである。 ・仕事の優先順位を明確にし、 緊急性と重要性に基づいて 実行することを心掛けるべし。 ・どんな状況でも、冷静に 物事を順番にこなすことで、 仕事の生産性を高めることができる ものと心得ておくべし。 -------------------------------------- 今日も最後までお読みいただきまして、 ありがとうございました。
