2025年12月21日【やらなく良い仕事】を見直す
今日は日曜日ではありますが、
あっという間にこの土日が過ぎ去ってしまったなという感覚です。
通常業務に加えて、いろいろな突発的な業務が舞い込んでおり、
少々疲弊気味な状況です笑。
ただ、そうも言っていられませんので、
しっかりと明日週明けに向けて最後の詰めをしていきたいところです。
さて、本日の本題です。
「時間を仕入れる」視点の続きとして
先日の記事の中で、「時間を仕入れる」という視点を持ち、
時間を生産性高く、効率よく使っていくことについてお話をさせていただきました。
＜2025年12月19日「時間を仕入れる」という経営者視点＞
https://muratax.com/2025/12/19/9727/
今日は、その続きとして日々の業務フローについて考えていきたいと思います。
業務フローで必ず発生する「会議」という存在
業務フローを考える上で、どうしても発生してしまうのが、
会議や第三者とのやりとりにかかる工数です。
会議については、その会社それぞれの事情があるかと思いますが、
まず考えたいのは、「その会議が本当に必要かどうか」という点。
その次の段階として、本当に必要な会議である場合には、
「いかに短時間で、なおかつ高密度に実行できるか」ということを考えたいところです。
会議は対面か、チャットか
会議が本当に必要かどうかについては、
場合によってはチャットでのやりとりによる意見交換で解決するケースも少なくないのではないでしょうか。
一方で、直接対話をすることによって、
より短時間で高密度なやりとりが可能になるケースもあります。
短時間で進めることにフォーカスするのであれば、
前段階でできることを、どれだけやっておけるかが大変重要です。
会議前に「思考」を済ませておく
例えば、事前に議題を参加者全員に共有しておくこと。
さらに、その議題に対する各自の意見や案を、
あらかじめスプレッドシートなどに書き出しておくことです。
こうした準備をしておくことで、会議自体を短時間で終わらせることができる可能性が高まります。
スプレッドシートについては、Googleスプレッドシートに集約し、
参加者全員が共通のURLでアクセスできるようにしておくと便利ですね。
＜Googleスプレッドシート＞
https://docs.google.com/spreadsheets/create?hl=JA
少し工夫するだけで、事前に他の参加者の意見を把握することができるわけです。
その結果、より発展的で高密度な、そして短時間での会議が実現しやすくなることが考えられます。
会議は「全員の時間を奪うもの」
会議の中には、毎週、あるいは毎日のように行われているものも見受けられるかもしれません。
ただ、会議というものは、
「参加者全員の時間を一度に奪ってしまうもの」でもあります。
だからこそ、本当に必要なのかどうかを見極める視点が重要なんですね。
そして、必要な場合には、「最大限短時間で、なおかつ高密度に行うにはどうすれば良いのか」
という思索を重ねていきたいところです。
電話もまた時間を奪う存在
こうした「人の時間を奪うもの」という観点で考えると、
会議だけでなく電話も同様です。
電話についても、その場で本当に電話をする必要があるのか。
場合によっては、チャットベースで十分に済ませられないかということを、
その都度考える必要があるのではないでしょうか。
案外、電話でなくても問題ないケースは多いものです。
実際、弊所においては電話はほとんどなく、
あったとしても税務署や官公庁からの連絡くらいかなという状況です。
（あとは無神経な営業電話…）
結局は「やるか、やらないか」
こうした取り組みは、できるかどうかではなく、
「やるかやらないか」の問題だと私は考えています。
やると決めたのであれば、どうすれば実現できるかを考え、
それを行動に移していくだけのことです。
結局のところ、今回のことにとどまらず、
物事は「やるか、やらないか」に集約されるのではないでしょうか。
そのようなことを念頭に置きつつ、
経営者として、より生産性の高い経営を目指して日々精進していきたいものですね。
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《本日の微粒子企業の心構え》
・経営の時間を圧迫している要因の一つに、会議が挙げられる。
・会議については、本当に必要なものなのかどうかを見極めることが大切である。
・必要な会議である場合には、いかに短時間で、かつ高密度に進められるかを考えたいところ。
・電話もまた双方の時間を奪うものであるため、こうした時間を最小限にし、単位時間あたりの生産性を高める思索を重ねていきたいものである。
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今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
