2022年2月16日【忘れる】ことも経営者の仕事
いよいよ本日より確定申告が
スタートです！
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/tokushu/index.htm
特に今年はコロナによる期限延長もないため、
前倒し、前のめりで確定申告の業務を
進めているところ。
2年前はコロナによる初の申告期限延長で
このようなことを書いていました。
もう2年前か…という感覚ですね。
https://muratax.com/2020/02/27/2287/
当然、通常業務も並行しているため、
現状として数十社のお仕事を同時進行。
頭はパニック状態です(笑)。
そんな中、税務相談や私の別法人での
経営相談をご依頼をいただいたり、
新たなご縁をいただくことも少なからずあり、
繁忙期ではあるのですが、
そのようなご相談を通じて、
経営者の方のお話を聞かせていただけることが、
何よりの心の栄養だなぁと感じているところ。
（半ば病気でしょうか(笑)）
さて、本題です。
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■特にこの確定申告シーズンは、
多くのお客様の会計資料を
取り扱わせていただくため、
冒頭に書かせていただいた通り、
同時進行で多くのことを
処理していくこととなります。
その中で、
『前回の作業が
どこまで終わったのか』
そして、
『お客様に対して依頼させていただいた
資料の回収具合はどうだったか』
『そもそも資料の依頼をしていたのか…』
など、いろいろな情報が錯綜してしまい、
一週間も経ってしまうと、
本当に把握できない状況に
なってしまいます。
単純に記憶力の問題も
あるのかもしれませんが…(汗)、
何より数十件の案件が
同時進行しているため、
このような状況になってしまう
ということなんですね。
■そのような状況ですので、
【しっかりとした備忘を
残しておく必要がある】
と言えます。
私の場合は、
毎日そのお客様に関する
『日報』を書いているため、
【どういった資料の依頼をして、
どのような回収状況か】
ということは記録しているのですが、
【そのリマインド設定をし忘れてしまう】
ということもまた考えられます。
そのような際は、『Chatwork』という
ビジネスチャットのツールに存在する
【タスク管理】
を利用することにより、
【消化しきれていないタスクを
そこに立てるようにしている】
というわけなんですね。
https://go.chatwork.com/ja/
■そして、
私の抱えている仕事を
スタッフに振らせてもらい、
そのスタッフに振った仕事については、
忘れるようにしています。
「忘れるようにしている」
というと何だか無責任に
感じてしまうものですが、
結局のところ、
【脳内メモリには限界があり、
常にその脳内メモリの
余白を残しておかないと、
効率的な仕事ができないから】
ということなんです。
■そして、
スタッフの業務を終え、
その次に私のチェックが入る段階になると、
【スタッフが私に対してタスクを振る】
という流れになっています。
そのような『タスク管理』をすることで、
多くの場合、
私にとってもスタッフにとっても
【その忘れ止め防止になっている】
ということに。
■そして怖いのが、
【先方にお問い合わせをさせていただいて、
その回答を待っている状況であったものの、
先方もそのことを忘れてしまい、
回答が保留になってしまっている】
ということ。
そのような状況を避けるためにも、
【先方に対してリマインドをお送りする】
ということもまた必要なんですね。
■どうしても、
経営者(お客様)自らが
会計の業務をしているとなると、
本業と並行して会計を
進めていくことになるので、
【その会計に認知を回す余裕がない】
ということも少なからずあるわけです。
そんな中、
「我々税理士事務所側が
そのような配慮をしていく必要もあるのでは」
と思っている次第。
そのような際にChatworkなどを使い、
それを『先方のタスク』
として設定していると、
【お客様の方もそれに気が付き、
漏れなく対応していただける】
ということも考えられます。
■いろいろ述べてはきましたが、
この確定申告業務とともに、
通常業務も回っているため、
本当に現段階で
脳内メモリがパンパンな状況です…
これは毎年の課題なのですが、
【まずは経営者としての
自分自身の作業的な部分を手放し、
経営者としての仕事に専念すること…】
私の場合は、
【面談に専念すること】
というのがまずは第一の目標です。
毎年この確定申告の繁忙期となると、
どうしてもそういった業務の効率化が
おろそかになってしまっているなぁ
と猛省するところ…
これは税理士業界のみならず、
いろいろな業界においても
言えることであるため、
そういったベースの部分を
しっかりと整備し、
経営の全体的な効率化を
見直すようにしたいものですね。
…大きな自戒を込めて…
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《本日の微粒子企業の心構え》
・業務に追われてしまうと、
その業務の進捗を忘れてしまい、
【そのことで業務全体に支障をきたす】
ということが考えられる。
・そのために整備しておきたいのが、
そういった備忘をなくすための、
経営の仕組み。
最近はChatworkの【タスク管理】
を利用することにより、
『忘れる』ということが
なくなってきているように感じる。
・大切なのは、
【経営者自らのみならず、
周りの人も巻き込んで、
その脳内メモリを共有する】
ということ。
そのことにより、
脳内メモリが侵食されずに済むため、
その空いたメモリを使って、
経営についての思索をすることも
可能となるもの。
・繁忙期であっても業務に追われず、
しっかりと【経営者としての時間】を取り、
その経営の思索をしたいものである。
今日も最後までお読みいただきまして、
ありがとうございました。
