2023年2月15日私の【最近の経営効率化】について
先日の記事でも書かせていただきましたが、
仕事をしていて思うのが、
真に大切なのは
「人と人との直接の対話」
ではないかと。
＜2023.2.13【対話により絆を強固にする】
微粒子企業の戦略＞
https://muratax.com/2023/02/13/6154/
聞いた話、聞かされた話を鵜呑みにするほど
怖いことはないなと、
いろいろな方のお話を聞いてみて
思っている次第です。
というわけで、本題です。
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■以前の記事の中で、
【一度失敗したミスは繰り返し
起こさないようにすることが必要】
であり、
【その対策を即座にすべきである】
ということを書かせていただきました。
その他にも、やるべきことを
マインドマップにまとめ、
その日のやるべき仕事を
黄色マーカーで塗り、
具体的な着手時間も
【書いて記録しておくことが有用】
であるということもまた
お伝えをさせていただきました。
そして、
「忙しい時だからこそ」
メッセージは即返信。
メッセージは溜まる一方ですからね。
今日はそのことに続いてということで、
【経営の業務効率化】
という面での話をしてみたいと思います。
■私自身、
業務効率化には相当こだわっていて、
事務所内においても、
【リモートワークを可能にするため、
いろいろな方法をトライ&エラーで
行動している】
というところ。
ここ1年ほどで大体のものは定着したのですが、
【まだまだ改善の余地はあるのではないか】
ということろですね。
所内のやりとりに関しては
『Chatwork』を利用したり、
また、顧問のお客様の情報交換については
適宜別のツールを利用したりと、
いろいろな面でこういった
【業務効率化のツール】
を使っているというところ。
従来であれば、その内容を
【リアルの用紙に書いてまとめ、
それを所内で共有する】
というやり方だったのでしょうが、
当然リアルの書類であるため、
そのページをめくる時間や、
調べる時間などを考えると、
【検索が可能なオンラインの
ツールに比べ、相当な労力を要するな】
というところです。
■その他にも、
仕事においてパソコンを利用する際は
【デュアルモニター】
を使っています。
デュアルモニターとはメインのモニターに加え
もう一つモニターを準備することで、
【二つの画面を同時に開くことができる】
というものですね。
特に、数字のチェックをしたりという時に、
右側にチェック項目を並べ左側に
原稿を置いたりしながらチェックをしていくと、
【相当効率化して進めることができる】
というもの。
これに加え、事務所では最近
もう一台モニターを追加し、
【三台のモニターを利用して
さらに業務効率化を進めようとしている】
というところです。
実際のところ、
自宅では既に三台のモニターを使って
仕事をしているのですが、
事務所においては二台のモニターに
とどまっているため、
【より効率化を目指す】
ということを考えると、
【やはり三台は必要だな】
というところで、『モニターアーム』
というものを購入し、
そこにモニターを取り付ける形で、
上と右側に二つのモニターを取り付けて、
三台にしようとした、というところ。
…結末をお話しすると、
モニターアームの腕の長さが足りず、
今は3つのモニターが信号機のように
並んでいる状況です(滝汗)。
■その他にも、
税理士として顧問のお客様と
【顧問契約書を締結する機会がある】
わけですが、そのような際は、
これもここ最近ではあるのですが
【電子契約書を利用】
しています。
私が利用しているのは、
この「freeeサイン」というもの。
freeeサイン
電子契約書は、
まずお客様に原稿をお送りし、
オンラインで送らせていただいた
原稿を確認してもらい、
OKであれば、そのままその顧問契約書の
データをメールにて送信。
そしてそのメール受け取ったお客様が、
【電子署名をして締結完了】
という流れなんですね。
従来であれば、
収入印紙を貼って割印をして先方へ送付。
そして先方にて、同じく
収入印紙の割印をしていただき、
押印をして、顧問契約書の
冊子の部分にまた割印をしてもらう…
こういった流れがあったことから、
【相当な労力を要していた】
という状況なんですね。
時間がかかる上に、
収入印紙や郵送代も要していたため、
「相当効率が悪かったな…」
と電子契約書を導入した
現在においては思うところです。
しかも
【電子契約書では収入印紙が不要】
ですので、こういった際にも
有効的ですよね。
工事関係の仕事や大きな受発注を
繰り返すような業務であれば、
契約書を紙面で交わすことにより
【収入印紙の税額も膨大なものになる】
ことが予想されるため、
積極的にこういった
【電子契約書を導入する】
ことを考えてみては
いかがかなというところです。
■その他にも、
パソコンの単語登録を利用し、
よく使う漢字で、
変換しにくいものについては、
【瞬時に出てくるように工夫】
しているというところ。
また場合によっては、
メッセージの文章などを、
【キーボード2タッチで定型文を表示】
させるような機能も使えば、
なお効率化は進むというものでしょう。
■経営をしていると、
どうしても日々の業務に追われ、
自転車操業的に毎日が終わって
いってしまうものですが、
ほんの数十分、そういった
経営全体を俯瞰することにより、
業務の効率化をしたとすれば、それは
【将来において大きな波及効果の
ある取り組み】
となり得るのではないでしょうか。
もしかすると経営の中で
時間がない原因は、こういった
【業務の効率化を検討していないから】
ということもあるかもしれません。
積極的に、
【時間がない状況だからこそ】
こういった経営を俯瞰する時間を設け、
その業務の効率化を検討したいものです。
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《本日の微粒子企業の心構え》
・経営において、全体を俯瞰してみると、
【思いのほか無駄な作業が転がっている】
ということが見受けられるもの。
・そのように考えると、経営の中に、
【必ず経営全体を俯瞰する時間】
を設け、何かしらそういった
【バグがないか】
ということを調べることは
【経営全体の効率化にとって有用なこと】
であると考えられる。
・目の前の業務をこなすことにより、
確かに仕事は進み、
経営も前進するものであるが、
その前に、作業全体を見直すことにより、
【バグを早期に見つけ、
そのバグを一つひとつ潰していく】
が如く、経営の効率化を検討することにより、
その後の大きな経営の効率化につながる
というものではないだろうか。
・時間のない時だからこそ、
こういった経営の全体を俯瞰し、
【経営の業務効率化】
を検討したいものである。
今日も最後までお読みいただきまして、
ありがとうございました。
