2023年12月20日私が意識している【経営の効率化】について
今日は子どもたちの送り迎えで、
車に長時間乗っていました。
んー・・やはり車の運転は
ぐったりしてしまいますね・・。
娘たちを送り届けて事務所に入り、
無事に出勤できたことを感謝し、
迎えに行って自宅に戻り、
無事に帰れたことを感謝する。
ヘタすると、これで今日の仕事が終わって
しまいそうな勢いです笑。
・・ただ、仕事はとめどなくあるので、
楽しく気合を入れて
頑張っていきたいと思います！
スタッフのありがたみをすごく感じる
ここ最近です。
＜2023年12月8日【写真あり】スタッフ全員で
感じた【愛のある仕事】＞
https://muratax.com/2023/12/08/7211/
さて、なんだかよくわからない話になって
きたので、本題に入ります。
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■12月に入り
【年末調整等の繁忙期】
を迎えています。
通常は12月から繁忙期がスタート
するのですが、
【9月あたりから次第に顧問契約の数が
大変ありがたいことに増え続けている】
ため、そのあたりから既に繁忙期に
入っているような感覚です。
(もはや閑散期など存在しない・・)
そんな中で仕事を進めていくには、
どうしても
【いろいろな業務を同時進行して
進めなければいけない状況】
にもなり得るため、
【上手な仕事の進め方】
が必要になるというもの。
■特に弊所においては、
【決算月が重複する法人のお客様】
がいらっしゃると、その分その申告月の
業務が大変となりますので、
【適切に時間を決めて、
また期限を決めて進める必要がある】
というところなんですね。
そして大切なのが、これを
【同時進行で進めていく】
ということ。
その同時進行に進める中に、
お客様とのチャットの返信も含まれます。
これがチャットではなくメールや
電話などであれば、
どうしてもその場で対応することが
難しい状況ではあるのですが、
【チャットはやりとりがスムーズですし、
何より隙間時間で返せたりもする】
ので、大変有効だなという感覚。
弊所においては、
電話とメールは基本的に使っておらず、
【チャットベースでのやりとり、
面談においてはZoomを使用】
して進めるのが通常です。
■そのように
圧倒的な効率化を進めながら、
少しずつ同時進行で進めるということ。
その同時進行で進める際は、
以前の記事でも書かせていただいたように、
つまみ食いをするか如く、
【少しずつ手をつけていく】
わけですね。
＜2022年2月12日「仕事が多くて
終わらない！」そんな時は・・・＞
https://muratax.com/2022/02/12/4901/
そうする中で、全体のボリューム感が
見えるものですし、
そのボリューム感が見えるからこそ、
【その仕事の大変さや
時間のかかり具合がわかる】
というもの。
そしてこれは、その場の業務を徹底的に
こなしていくためのやり方なのですが、
それと同時に、
【長期の視点で経営の効率化、
業務の効率化を進めること】
もまた重要であると言えるでしょう。
場合によってはそのやっている作業内容
自体が無意味なものとなっていることが
考えられますので、そういった
【無意味な作業に関しては
ストップしてしまう】
ということ。つまり、
【その作業自体を廃止する】
ということですね。
■そしてその次の段階に考えるのは、
これを自らがさばいている仕事を
【他のスタッフや外注先に
振ることができないか】
ということ。
『人に任せる』ということが
その次の段階で考えるべきこと
なんですね。
そして最後に、
【この経営の業務フローを
仕組み化してしまう】
ということ。
通常の場合、ルーティンで回っている
業務がどこかしらあろうかと思いますので、
そういったルーティンの業務は
徹底的に仕組み化をして、
【自動的にその業務が
流れていくような段取りをすること】
が大切であるということなんですね。
■そうすることにより初めて
経営が効率化することとなり、
多くの仕事が舞い込んだとしても、
これを合理的に、また効率的に捌いて
いくことができるというもの。
どうしても
【目先の業務に囚われてしまいがち】
なものなのですが、
【長期視点で上述した経営の効率化や
作業の仕組み化などを実施し、
それを実際に行動に移していくこと】
が経営においては相当肝要なのではないか
と私は考える次第です。
そのためには、経営の中でそういった
【思索をする時間を天引きする】
ということもまた重要と言えそうですね。
■というわけで今日は、
弊所において業務の繁忙期に入っている
タイミングだからこそ、
今後考えられ得る対策について、
記事を認めさせていただきました。
どの業界にも繁忙期があるか
と思うのですが、そういった点に着目し、
上述したような経営の効率化などを
今一度考えられてみてはいかがでしょうか。
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《本日の微粒子企業の心構え》
・仕事が立て込んでしまっている
状況下においては
全てが中途半端に終わってしまい、
【ダラダラとその仕事が終わらない
状況が続いてしまう】
ということが考えられるもの。
・そのようにならないために
まず必要なのが、
【時間や期限を決める】
ということ。
そして同時進行で
【つまみ食いをするが如くに
少しずつ仕事を進めていく】
ということ。
・つまみ食い方式で仕事をすることにより、
全体のボリューム感や、
着手すべき順序などが見え、
【結果として作業効率のアップ】
に繋がるというものであろう。
・そういった点は
目先の仕事のさばき方ではあるが、
【長期的な視点で見て、経営の効率化や
やらないことを決める】
こと、そして
【経営者自らが動いている業務
についてスタッフや外注先に任せる】
ということをも考え、最終的には、
【仕組化する】
ことをも検討し、経営の圧倒的な効率化
を追求していきたいものである。
今日も最後までお読みいただきまして、
ありがとうございました。 
