2022年2月12日「仕事が多くて終わらない！」そんな時は・・・
3連救(昨日の記事をご参考下さい)、2日目。
今日も走り切ります(！)。
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■この確定申告のシーズンは、
数多くのご依頼をいただくため、
どうしても業務が手いっぱいになってしまう
というもの。
そんな中で当然確定申告期限までに
その業務を終わらせていかないと
いけないため、
効率良く仕事を進めていく
必要があります。
もちろん、スタッフに協力してもらい
仕事を進めるわけですが、
それでもなお『手いっぱい』
という状況には変わりありません。
■そんな中、
仮にですが、30のご依頼を
お受けしたとして、
その30のご依頼を
順番に手を付けたとしましょう。
そうなると、当然のことながら、
順位付けで30番目に選ばれた
お客様については、
(順位など失礼極まりないことですが(汗)、
あくまでも仮のお話ということです…)
その30番目まで順番が来る日を
待っていないといけないことに
なってしまいます。
当然そんなことをすれば
信頼関係は損なわれてしまうものですし、
何より最悪の場合、
【申告期限までに間に合わない】
ということも考えられます。
■確定申告は、
その書類をお預かりして、
こちらで処理をさせていただき、
内容についての不明点などを
お問い合わせさせていただいて、
お打ち合わせをして
ようやくその数字が固まる
というもの。
そのような過程を見据えずに、
ただ闇雲に上から順番に
業務をこなしていったとしても、
【それはかなり危険である】
わけですね。
■そんな中で私が重視しているのが、
【とにかく細切れでも良いので、
少しずつ手を付ける】
ということ。
最初のステップとしては、
【しっかりと依頼させていただいた
書類が揃っているか】
といったことや、
【今年度の特殊な事項などにより、
追加で依頼をする資料がないか】
だとか…
そのようなことを、着手当初は
ごく少ない時間で
多数のお客様の資料を目を通すように
しているわけです。
そうすると当然
不足している資料も出てくるわけで、
その際はすぐさま依頼をさせていただいて、
その準備をしていただくようにしています。
(…とは言え、
まだまだ追い切れていない面もあり、
このあたりは今後の経営課題
でもあります。)
■そうなると、
私の方だけではなく、
依頼されているお客様の方も
安心感が得られるのではないでしょうか。
当然仕事はするのですが、
その連絡が後手後手になってしまうと、
「どうなっているのか…」
と不安になってしまう
というものでしょう。
■どのような業種であれ、
目の前の仕事が溜まっていく状況は
考えられるのですが、
場合によっては上述したように、
【少しずつまずは手を付けてみる】
というのはすごくオススメかもしれません。
少しずつ手を付ける中で
その業務のボリューム感が見えますし、
ただ闇雲に上から順番に
手を付けるのではなく、
【その作業をすることにより、
本来の順位付けが明確になる】
というものではないでしょうか。
業務に追われている時こそ、
そういった一つ一つの仕事に
費やすであろう時間や資金、労力を考慮し、
その本来の優先順位を付けて
仕事を進めたいものです。
ちなみに、最初に少し手を付けるというのは、
こちらの書籍から得た知識です(^^)。
先延ばしと挫折をなくす計画術・無敵の法則
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《本日の微粒子企業の心構え》
・仕事が手いっぱいになってきた際、
少々パニック状態になり、
【ただ闇雲に目の前の業務をこなしている】
ということはないだろうか。
・そうなると、
【本来優先すべき仕事が
後手後手になってしまう】
という危険が想定される。
・手いっぱいの仕事が目の前にあった際には、
ひとまずほんの少しずつの時間でも良いので
その一つひとつの仕事の
全体を短時間で把握し、
その費やすべき『時間』や『労力』、
『資金』などを総合勘案して、
本当に優先すべき順位を付けるとともに、
お客様との信頼関係を保っていけるような
仕事の仕方を考慮することを
まず念頭に置きたいものである。
今日も最後までお読みいただきまして、
ありがとうございました。
