2024年2月28日弊所に【電話がない】その理由とは
2月も残すところあとわずか。
今年は2月が29日までで、1日多いことが
何よりの救いです・・
怒涛の12月決算も全て終え、
あとは確定申告に全ツッコミです！
さて、本題です。
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■突然ですが、
【弊所には電話がない】
状況です。
正確に言えば、税理士として電話番号は
持っておかなければなりませんので
表向きの電話番号はあるのですが、
ホームページなど外部に発する情報源に
関しては、
【電話番号は完全削除】
をしています。
とは言え、税理士会やその他の媒体などで
電話番号を載せざるを得ない場合は
やむを得ず載せているのですが、
【極力電話番号の公開を
しないようにしている】
というところ。
■と言うのも、
弊所においては税務上のやりとりで
【電話を使うことは皆無に近い状況】
なんですね。
ではどうやってお客様とのやりとりを
進めているかといえば、基本的に
【チャットワークを通じて
やりとりをしている】
というところ。
従来は電話であったりメールであったり
LINEであったり…
などということをしていたのですが、
最近に関しては、
【例外なくチャットワークを
利用させいただいている】
という状況です。
というよりも、弊所においての
契約の際の所内のルールとして、
チャットワークを使う前提にする
ということを徹底している状況ですので、
『例外は作っていない』というところ
なんですね。
■電話を用いるということは、
一般的な税理士事務所においては
当然のことなのですが、
私の勤務時の経験から考えて、
どうしても電話は想定外にかかってくる
ことが多く、
全力で集中して仕事を
しなければならない場合においても、
いわば飛込的に入ってきた
電話対応をせざるを得ない
ということになり、
「生産性が大きくダウンしているな」
という感覚でした。
(今から思えば…という話ですが。)
この電話のない仕事体制を開業当初から
目指してきたわけですが、
最近においては、見返してみると、
【契約をしていただいている
お客様からの電話も週に1回程度】
ではないかというところ。
重要でない場合は、チャットでのやりとり
に終始していますので、
電話に関してはそのような状態なんですね。
■ではチャットではどのようにしているか
というと、スタッフを含め、
【基本的にチャットが
来たら即座に返信をする】
ようにしています。
当然のことながら、面談中などに
関してはチャットを返せないケース
もあるのですが、面談が終わって
【一段落した瞬間にチャットを開いて返す】
ようにしているというところ。
(とは言え、面談に支障が出ない前提で
Zoom面談の際に瞬間的に返すことも。)
■これに関しては
【現在の確定申告の超絶な
繁忙期においても例外はない】
状況です。
こういったチャットでの
コミュニケーションに関しては
基本的に自分の好きなタイミングで読み、
返事を返すことができるのですが、
不思議とチャットにおいては、
そこまでの
【ストレスなくチャットを返せる】
という感覚なんですね。
そういった点に関しては
やりとりをさせていただいている
お客様からもよく驚かれるところで、
「いつ休んでるんですか？」
「ちゃんと寝てるんですか？」
と聞かれると言うことも笑。
このように言われる位に
【パパっとチャットを返してしまう】
という状況です。
■そのことに関しては、
「チャットが来たら即座に返信する！」
という『ルール』を私の中で決めている
いう状況なんですね。
ルールとして決めているわけですので、
何もすごいということなどは全くなく、
【淡々粛々とルール通りに行動している】
ということにすぎません。
こういったチャットベースのやりとりに
関しては、
【双方の時間を有効に使う】
こともできますし、
【そのチャットの文章が記録に残る】
ということで、過去にどのような
やりとりをしたのかということも
遡ることが可能となります。
■上述してきたようなことは
業務の効率化とともに、
【お客様にさらなる良い品質を
提供するための方策を考え続けている】
という結果のことです。
最近に関しては、契約したその後に双方に
とって良い円滑な関係で居続けるため、
【契約においてのガイドラインを作成した】
というところです。
これについてはスタッフとともに
練りに練って
「こういった仕事をしたいよね」
ということを
【綿密に一つ一つの言語を
紡いで文章にしている】
というものなんですね。
そういった徹底的な
【品質の向上をはじめ、仕事の生産性
の向上、効率化を考えて仕事をしている】
わけです。
■ということで今日は、
チャットに関して
【すぐ返事が来ることにビックリされる】
ということから、弊所の基本的な
コミュニケーションの取り方について、
お話しさせていただきました。
チャットに関しては、上述したように、
【自分との約束をしているから
そのようにしている】
という状況です。
経営において『ルール決め』は
相当重要であるものと考えます。
そのルールを明確に良いものにするために、
経営においての思索する時間を設け、
【徹底的に良いルール作り】
をしてみることをオススメいたします。
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《本日の微粒子企業の心構え》
・経営においての効率化を目指して、
その効率化を追求するための
『ルール決め』をすることで、
【経営においての行動指針が明確化される】
というもの。
・そういった行動指針に関しては、
チーム全体に共有し、
【チームの中で対話を重ねることにより、
全員の共通認識が揃う】
というものであろう。
・そのように共通認識を揃えたタイミングで
クライアントに対する
さらなる良い品質のものを提供すべく、
また自社内の生産性や効率性を高めるが如く、
経営についての思索をする時間を設け、
【経営においての高い次元】
に到達するためにはどのように
すれば良いかということを、
微粒子企業として検討することは
何より重要であるように感じる次第である。
今日も最後までお読みいただきまして、
ありがとうございました。
